Cách nói chuyện với người lạ qua điện thoại

Thông tin tác giả

Quảng cáo

X

wikiHow là một trang web “wiki”, có nghĩa là nhiều bài báo ở đây được viết bởi nhiều tác giả. Để tạo ra bài viết này, 56 người, trong đó có một số người ẩn danh, đã chỉnh sửa và cải thiện bài viết theo thời gian.

Bài viết này đã được xem 3,893 lần.

Email, trò chuyện trực tuyến, web và mạng xã hội ngày càng trở nên phổ biến nhưng điện thoại vẫn là phương án liên lạc không thể thay thế trong công việc. Bạn đã bao giờ nói chuyện điện thoại với ai đó và tự nghĩ rằng anh ấy / cô ấy không chuyên nghiệp chưa? Hãy chắc chắn rằng người khác sẽ không nghĩ như vậy về bạn khi đọc bài viết dưới đây. WikiHow này hướng dẫn bạn cách xử lý cuộc gọi điện thoại một cách chuyên nghiệp.

Các bước

Phần 1/3: Trả lời điện thoại

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

Đầu tiênGiữ giấy và bút trong tầm tay. Theo dõi các cuộc gọi bằng cách ghi lại tên người gọi, thời điểm cuộc gọi đến và lý do. Tốt nhất bạn nên ghi lại thông tin cuộc gọi vào một cuốn sổ. Điều này sẽ hệ thống các cuộc gọi vào một nơi để trong trường hợp cần thiết, bạn có thể chuyển thông tin đến người nhận một cách chính xác.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

2Nhận điện thoại nhanh nhất có thể. Không ai muốn chờ đợi. Việc trả lời cuộc gọi nhanh chóng cho người gọi (chủ yếu là khách hàng) biết rằng công ty của bạn đang hoạt động hiệu quả. Điều này cũng thể hiện rằng bạn tôn trọng người gọi.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

3Giới thiệu bản thân và công ty. Ví dụ, bạn có thể nói: “Cảm ơn bạn đã gọi điện đến công ty bất động sản Nhà Xinh. Tôi tên Ngân – lễ tân tòa nhà”. Tương tự, hãy hỏi đầu dây bên kia xem họ là ai, thuộc tổ chức / cá nhân nào nếu người đó không chủ động cung cấp thông tin này cho bạn, nhất là khi công ty có quy định chặt chẽ. Bảo vệ các cuộc gọi không mong muốn.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

4Đặt những câu hỏi đúng. Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra các cuộc gọi không mong muốn. Tuy nhiên, khi hỏi, bạn nên tránh vội vàng như một cuộc điều tra, đặc biệt nếu có một số thông tin cần thu thập. Bạn cần đặt câu hỏi đúng cách, vì vậy hãy từ tốn với giọng nói bình tĩnh và vừa phải.

  • Người gọi: “Cho tôi gặp chị Diễm”
  • Bạn: Cho mình hỏi tên bạn là gì? “
  • Người gọi: “Kai
  • Bạn: “Bạn đang gọi từ đâu?”
  • Người gọi: “Hà Nội
  • Bạn: “Anh Khải đại diện cho công ty nào?”
  • Người gọi: “Không, đây là vấn đề cá nhân.”
  • Bạn: “Có hẹn chị Diễm sẽ gọi điện không?”
  • Người gọi: “Không bạn.”
  • Bạn: “Ừ, anh đợi em nói với Diễm nhé.”
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

5Tự giả định rằng ai đó trong công ty đang lắng nghe cuộc trò chuyện. Các tổ chức thường giám sát các cuộc gọi bằng cách ghi âm. Ngay cả khi công ty không sử dụng phương pháp này, giả sử rằng sếp của bạn đang gọi điện sẽ giúp bạn nói với giọng chuyên nghiệp nhất. Nếu công ty có chính sách ghi âm cuộc gọi, bạn sẽ có cơ hội nghe lại và cải thiện khả năng nói của mình khi cần thiết.

Phần 2/3: Chuyển cuộc gọi

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

Đầu tiênBạn cần xin phép và đợi phản hồi của người gọi trước khi để họ cúp máy. Vấn đề lớn với nhiều công ty là khiến người gọi phải chờ đợi quá lâu. Không ai có đủ kiên nhẫn và thời gian để chờ đợi. Mọi người có xu hướng nghĩ rằng họ đang đợi lâu gấp đôi so với thực tế. Cố gắng chuyển điện thoại càng nhanh càng tốt để tránh nghe thấy giọng nói giận dữ ở đầu dây bên kia khi bạn quay lại!

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

2Bạn cần chắc chắn rằng người nhận cuộc gọi muốn bắt máy. Nếu người gọi muốn gặp ai đó cụ thể, bạn có thể nói rằng bạn sẽ “nói với người đó” trước khi tạm dừng đầu dây bên kia. Sau đó, kiểm tra xem người nhận có bận và sẵn sàng trả lời điện thoại hay không. Nếu không, bạn cần ghi lại thông báo chi tiết.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

3Địa chỉ đúng. Dù người gọi là nam hay nữ, già hay trẻ, bạn phải luôn xưng hô đúng mực. Ở Việt Nam, gọi bên kia là “anh”, “em” là thích hợp nhất. Nếu đầu dây bên kia là giọng nam, bạn có thể gọi là “anh”, sau đó thêm tên khi có thông tin. Tương tự như vậy đối với những người gọi nữ, bạn cần phải gọi chị gái cùng với tên của họ. Trong trường hợp đặc biệt, nếu khách hàng chủ động gọi mình là “cô / chú __” thì bạn cũng nên tế nhị và đáp lại bằng cách gọi ngay “con trai”. Ngoài ra, “vâng / vâng” là những từ gây thiện cảm mà bạn cần chú ý.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

4Chú ý đến giọng nói. Thông qua giọng nói của bạn, đầu dây bên kia có thể biết được ý định của bạn. Khi nói chuyện điện thoại, giọng nói của bạn truyền đạt nhiều ý nghĩa hơn những từ thực tế bạn nói. Bí quyết để nói chuyện điện thoại một cách chuyên nghiệp là hãy mỉm cười!

  • Quan điểm này ảnh hưởng mạnh mẽ đến người quản lý cấp cao của trung tâm cuộc gọi, và ông đã đặt một chiếc gương nhỏ ở bàn của mỗi nhân viên điều hành để nhắc nhở anh ta rằng “Những gì bạn thấy là những gì khách hàng nghe thấy!”
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

5Gọi tên người gọi bất cứ khi nào có thể. Điều này tạo ra sự thân mật và cho thấy rằng bạn đang lắng nghe. “Xin lỗi anh Khải, chị Diễm đang họp nên không nghe máy được. Anh Khải có thể nhắn lại, tôi sẽ thông báo cho chị Diễm ngay khi cuộc họp kết thúc.”

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

6Giới thiệu bản thân trước khi gọi cho người khác. Ví dụ, bạn có thể nói: “Hello, Ms. Diễm, this is Ngan”. Tuy nhiên, đừng nói dài dòng mà hãy đi thẳng vào vấn đề và bỏ đi những chi tiết không cần thiết.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

7Kết thúc cuộc gọi một cách chuyên nghiệp. Bằng một giọng chân thành, hãy nói: Cảm ơn bạn đã gọi điện. Chúc bạn ngày mới tốt lành!

Phần 3/3: Xử lý các cuộc gọi khó

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

Đầu tiênThực hành kỹ năng lắng nghe tích cực. Đừng tranh cãi hoặc ngắt lời khách hàng ngay cả khi họ có sự hiểu lầm hoặc bạn biết người gọi sẽ nói gì tiếp theo. Hãy để họ nói bất cứ điều gì khó chịu. Lắng nghe đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ và giúp người nói nhanh chóng bình tĩnh lại.[1] Nguồn nghiên cứu X Chuyển đến nguồn

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

2Hạ giọng và nói chậm. Nếu khách hàng bắt đầu cao giọng, hãy nói chậm lại với giọng điệu bình tĩnh. Một phong thái điềm tĩnh (trái ngược với kích động hoặc hung hăng) rất hiệu quả trong việc xoa dịu một người nào đó. Dù người kia có tức giận hay khó chịu đến mức nào, bạn chỉ cần giữ thái độ ôn hòa là họ sẽ dần nguôi ngoai.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

3Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự đồng cảm. Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng và thể hiện rằng bạn đang lắng nghe những lời phàn nàn hoặc thất vọng của họ. Làm điều này từ một bên và đầu bên kia sẽ bình tĩnh lại. Hành động này được gọi là gật đầu bằng lời nói và sẽ giúp người gọi cảm thấy được hiểu.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

4Đừng khó chịu hoặc tức giận. Nếu khách hàng lăng mạ hoặc chửi bới, hãy hít thở sâu và tiếp tục nói như thể bạn không nghe thấy. Phản ứng theo cách tương tự không những không giải quyết được vấn đề mà còn khiến căng thẳng leo thang. Thay vào đó, bạn có thể nhắc nhở khách hàng của mình rằng bạn ở đây để hỗ trợ và giúp giải quyết các vấn đề của họ. Thông thường điều này sẽ xoa dịu tình hình.[2] Nguồn nghiên cứu X Chuyển đến nguồn

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

5Tránh sử dụng nó một cách cá nhân. Bạn cần theo sát vấn đề và không nên coi đó là điều hiển nhiên, ngay cả khi khách hàng làm vậy. Lưu ý rằng khách hàng không biết bạn, họ chỉ trút giận lên người đại diện (bạn). Từ từ hướng cuộc trò chuyện trở lại vấn đề và cách bạn định giải quyết vấn đề, đồng thời cố gắng phớt lờ những nhận xét cá nhân.

Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại
Cách nói chuyện với người lạ trên điện thoại

6Hãy nhớ rằng bạn đang tương tác với con người. Chúng ta đều có những ngày xấu. Có thể người gọi vừa cãi nhau với đối tác của họ, bị cảnh sát giao thông phạt, hoặc gặp xui xẻo. Cho dù đó là điều này hay điều kia, chúng tôi đều đã trải qua nó. Cố gắng đối xử tốt với họ bằng cách bình tĩnh và điềm đạm, bạn cũng sẽ cảm thấy tích cực hơn.

Lời khuyên

  • Không nhai kẹo cao su hoặc vừa ăn vừa nói chuyện điện thoại.
  • Tránh nói “à”, “ừm”, “có lẽ” và các từ thừa vô nghĩa trong câu.
  • Không nhấn nút tắt tiếng; chỉ nên được sử dụng khi cần thêm sự hỗ trợ từ người giám sát hoặc người hướng dẫn.
  • Tuyệt đối không văng tục / chửi bậy qua điện thoại.

Cảnh báo

  • Lưu ý: không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình giao tiếp chuyên nghiệp. Bạn vẫn phải lịch sự ngay cả khi người kia không.
  • Sau khi xử lý tình huống, hãy nhớ rằng cuộc gọi tiếp theo là một người hoàn toàn khác. Bạn phải trút bỏ những cảm xúc dồn nén của mình với người gọi đầu tiên và nhấc máy như không có chuyện gì xảy ra.
  • Các đại diện dịch vụ khách hàng cần nghỉ ngơi 5-10 phút sau khi xử lý một cuộc gọi khó.

Bạn đang xem chuyên mục Hỏi đáp
Thuộc website web giải đáp

Quảng cáo
Hỏi đáp

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>