Cách tạo file quản lý xuất nhập tồn bằng Excel

Tệp Excel để quản lý kho là một công cụ kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đơn giản và dễ sử dụng. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều người chưa biết sử dụng do chưa quen với Excel, chưa rành các thuật toán. Nhận thấy điều này, TrustSales xin giới thiệu một số mẫu tệp quản lý hàng tồn kho bằng Excel và những lưu ý để kiểm soát tốt nhất.

Quảng cáo
Cách tạo tệp quản lý xuất nhập bằng Excel

Sử dụng Phần mềm quản lý kho miễn phí sử dụng Excel

Mục lục bài viết:

  1. Mẫu tệp Excel quản lý kho đơn giản
  2. Những lưu ý giúp quản lý hàng tồn kho bằng Excel hiệu quả
  3. Rủi ro khi quản lý kho bằng tệp Excel
  4. Quản lý hàng tồn kho toàn diện với TrustSales. phần mềm

1. Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản

1.1 Các dữ liệu cần thiết trong tệp Excel để xuất nhập hàng hóa

Cách tạo tệp Excel để quản lý kho Dùng để thay thế phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, file Excel quản lý kho cần có đầy đủ các dữ liệu cần thiết để tính toán, trích xuất báo cáo như: bảng số liệu và các mẫu phiếu nhập kho, xuất kho.

Đặc biệt:

  • File excel xuất nhập hàng hóa cần bảng số liệu: Nhập số lượng, mã hàng, chứng từ, ngày tháng. Các chi tiết cụ thể bao gồm:
    • Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn kho đầu ngày, nhập xuất tồn trong ngày, tồn kho cuối ngày.
    • Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập tồn kho, chứng từ, thuyết minh.
    • Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng, mã hàng, số dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập tồn trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.
    • Sổ kho để in: Ngày tháng, chứng từ, thuyết minh, nhập xuất tồn, số lượng, giá cả.
  • File quản lý kho bằng Excel Các mẫu phiếu xuất nhập kho cần có: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã hàng, đơn vị đo lường, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Cách tạo tệp quản lý xuất nhập bằng Excel

Bước đầu tiên là nhập dữ liệu vào File excel xuất nhập hàng hóa

1.2 Tải miễn phí file Excel quản lý kho đơn giản tại đây

Chủ cửa hàng có thể Tải miễn phí phần mềm quản lý kho bằng Excel bên dưới để hỗ trợ quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.

Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí cho cửa hàng:

Mẫu 01

Mẫu 02

Mẫu 03

Mẫu file Excel quản lý kho miễn phí dành cho nhà máy:NƠI ĐÂY

2. Những lưu ý giúp quản lý hàng tồn kho bằng Excel hiệu quả

Quản lý tài liệu với File excel xuất nhập hàng hóa không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn kho tốt nhất mà còn tiết kiệm chi phí sử dụng và đầu tư phần mềm. Để sử dụng Tệp Excel để quản lý hàng tồn kho Để kinh doanh hiệu quả, chủ cửa hàng cần lưu ý những vấn đề sau.

2.1 Thiết kế file quản lý kho bằng Excel phù hợp với ngành hàng

Tùy theo đặc điểm sản phẩm và tình hình kinh doanh khác nhau mà mỗi cửa hàng sẽ thiết lập Tệp Excel để quản lý hàng tồn kho Phù hợp. Điều này giúp lưu trữ thông tin nhanh chóng, chính xác, đồng thời dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu.

2.2 Có kiến ​​thức cơ bản về Excel để xử lý lỗi

Để sử dụng File quản lý xuất nhập hàng hóa trên Excel dễ dàng đòi hỏi người dùng phải có kiến ​​thức nền nhất định về công cụ này. Vì các hàm và phép tính trong Excel tương đối phức tạp nên có thể khó thao tác với nhiều người. Dưới đây là một số kiến ​​thức cơ bản mà người dùng cần nắm được khi sử dụng Excel:

  • Các thao tác nhập liệu và thống kê.
  • Các thao tác xử lý tệp.
  • Kỹ năng thiết kế và định dạng bảng tính.
  • Sử dụng các hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If, …
Cách tạo tệp quản lý xuất nhập bằng Excel

Vlookup là một hàm tính toán phổ biến trong việc tạo tệp quản lý kho bằng Excel

2.3 Một số lưu ý khác khi tạo file quản lý hàng tồn kho trên Excel

  • Quản lý kho Excel cần nhập liệu cẩn thận để tránh gặp phải sai sót.
  • Lưu ý điều chỉnh độ rộng của ô trước khi viết hàm.
  • Được trang bị các tính năng bảo mật nhằm bảo vệ dữ liệu trước sự xâm nhập của người ngoài, virus gây hại, hạn chế tối đa việc mất mát dữ liệu.
  • Tệp Excel để quản lý hàng tồn kho cần nhập hàm chính xác về các giá trị tham chiếu, tránh các lỗi cơ bản.

3. Rủi ro khi quản lý kho bằng file Excel

Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí được xem là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Tuy nhiên, tập tin này vẫn còn nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho người dùng.

3.1 File Excel quản lý hàng tồn kho cần phải nhập thủ công, dễ xảy ra sai sót, mất nhiều thời gian

File excel quản lý kho tốt yêu cầu nhân viên nhập từng số và thông tin. Khi lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập sai dữ liệu dẫn đến sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng xấu đến bộ phận kinh doanh và kho hàng.

Do đó, để đảm bảo thông tin nhập File quản lý kho Excel là chính xác, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây mất thời gian. Hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh quá lớn, cách quản lý kho hàng bằng file Excel có thể đòi hỏi nguồn nhân lực dồi dào, gây lãng phí tiền bạc của doanh nghiệp.

3.2 File Excel quản lý kho không bảo mật được dữ liệu, dễ thất lạc

File excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối. Đặc biệt, Excel không có tính năng phân quyền cụ thể cũng như hiển thị lịch sử soạn thảo của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu dễ bị điều chỉnh và không thể khôi phục được.

Cách tạo tệp quản lý xuất nhập bằng Excel

File excel quản lý xuất nhập tồn kho không có tính bảo mật cao

Ngoài ra, có nhiều trường hợp máy bị treo, đơ, tắt đột ngột khi chưa kịp lưu file hoặc người dùng sơ ý làm mất dữ liệu. Lúc này không những không lấy lại được File excel quản lý kho sản xuất nhưng chủ cửa hàng không thể quy trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể.

3.3 File quản lý hàng tồn kho bằng Excel dễ bị nhầm lẫn với quản lý công nợ

Khi quá nhiều thông tin được lưu trữ trong cùng 1 File excel quản lý kho sản xuất, khả năng cao sẽ xảy ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ của nhà cung cấp. Đây là tình huống quen thuộc với nhiều người dùng Excel, vô tình ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

3.4 File excel quản lý kho sản xuất khó cập nhật dữ liệu theo thời gian thực (liên tục) với các bộ phận khác

Tệp quản lý hàng tồn kho bằng Excel không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet nên không thể đồng bộ dữ liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho cần tiến hành kiểm kê để báo cáo số lượng chính xác cho các bộ phận khác. Vì tình trạng thông tin không kịp thời này sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện.

3.5 Sử dụng tệp Excel để quản lý bán hàng, không thể báo cáo doanh số bán hàng

Khi nào quản lý kho bằng Excel, Chủ cửa hàng không thể theo dõi báo cáo chung về hoạt động kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ nhập xuất dữ liệu đơn giản. Đây được coi là một nhược điểm lớn của công cụ Excel.

4. Quản lý hàng tồn kho toàn diện với TrustSales. phần mềm

Để cải thiện những nhược điểm của File Excel quản lý kho bán hàngđồng thời quản lý rủi ro hiệu quả hơn, TrustSales đã đưa ra phần mềm quản lý kho toàn diện giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Với 7 ngày đầu sử dụng miễn phí, sau đó chi phí đầu tư cực khủng. Chỉ từ 5.000đ / ngày, chủ doanh nghiệp / chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý mọi vấn đề liên quan đến kho bãi một cách dễ dàng.

4.1 Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Excel giúp kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng

Khác với Tệp Excel để quản lý khoPhần mềm TrustSales cho phép người dùng dễ dàng kiểm soát bằng mã vạch, mã sản phẩm, hạn chế tối đa việc nhầm lẫn dữ liệu. Ngoài ra, mọi thông tin đều được lưu trữ trên nền tảng Internet, công nghệ điện toán đám mây nên không sợ mất mát dữ liệu. Nhờ đó, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

Cách tạo tệp quản lý xuất nhập bằng Excel

Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn bằng mã vạch với Phần mềm quản lý kho Excel miễn phí

4.2 Thông tin đồng bộ

Thông tin được lưu trữ trên đám mây trong Phần mềm quản lý kho Excel miễn phí vì vậy có thể đồng bộ với nhiều bộ phận khác để cập nhật tình hình kho hàng một cách chính xác và kịp thời. Từ đó, chủ cửa hàng tính toán lượng tồn kho tối thiểu, đơn hàng cần nhập, sản phẩm có xu hướng bán chạy và sử dụng vốn hiệu quả hơn.

4.3 Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí giúp tích hợp các báo cáo rõ ràng và trực quan

Dựa trên dữ liệu sản phẩm, thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu, Phần mềm bán hàng chuyên nghiệp TrustSales hỗ trợ trích xuất các tệp báo cáo trong các giai đoạn nhất định. Hệ thống báo cáo đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa, tồn kho, xuất nhập tồn, đơn giá, số lượng, doanh thu, giá vốn, …

4.4 Cập nhật và hỗ trợ thường xuyên

Cách tạo tệp quản lý xuất nhập bằng Excel


Phần mềm quản lý kho Excel miễn phí TrustSales luôn hỗ trợ bạn thường xuyên

TrustSales, Phần mềm quản lý kho Excel miễn phí, luôn được cập nhật thường xuyên những tính năng mới nhất, đảm bảo mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất. Ngoài ra, nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về phần mềm này hoặc gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn bất cứ lúc nào.

Nói chung, sử dụng Tệp Excel để quản lý kho Bán hàng hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để giải quyết triệt để những rủi ro còn lại, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm chuyên nghiệp của TrustSales. Liên hệ ngay 1900 633 893 để được dùng thử miễn phí 7 ngày!

Bạn đang xem chuyên mục Hỏi đáp
Thuộc website web giải đáp

Quảng cáo
Hỏi đáp

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>