Lưu đồ quy trình sử dụng các ký hiệu để thể hiện điều nào sau đây?

Bản tóm tắt

Lưu đồ là cách hoàn hảo để hình dung một quy trình phức tạp cho nhóm của bạn. Có hơn 30 ký hiệu tiêu chuẩn hóa mà bạn có thể sử dụng để tạo sơ đồ. Những ký hiệu này có thể chỉ ra bất cứ điều gì từ quy trình đến tài liệu hoặc các quyết định cần được thực hiện. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu ý nghĩa của các hình dạng khác nhau, khi nào một sơ đồ có thể hữu ích và những loại sơ đồ nào bạn có thể triển khai tại nơi làm việc.

Quảng cáo

Lưu đồ là một sơ đồ minh họa các bước, trình tự và quyết định của một quy trình hoặc quy trình làm việc. Mặc dù có nhiều loại sơ đồ khác nhau, nhưng sơ đồ cơ bản là dạng sơ đồ quy trình đơn giản nhất. Đó là một công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực để lập kế hoạch, hình ảnh hóa, lập tài liệu và cải tiến quy trình.

Các kỹ sư công nghiệp Frank và Lillian Gilbreth lần đầu tiên giới thiệu công cụ này với Hiệp hội Kỹ sư Cơ khí Hoa Kỳ (ASME) vào năm 1921. Kể từ đó, các sơ đồ đã được tinh chỉnh và tiêu chuẩn hóa để tối ưu hóa các quy trình trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về sự đa dạng của các loại sơ đồ và ký hiệu sơ đồ khác nhau, bạn đã đến đúng nơi. Chúng tôi cũng sẽ trình bày cách bạn có thể tạo sơ đồ lưu đồ và cung cấp một vài ví dụ để tạo cảm hứng.

Khám phá quy trình làm việc của Asana

Khi nào sử dụng sơ đồ

Lưu đồ có thể hữu ích trong nhiều trường hợp, kể cả khi bạn cần:

1. Ghi lại một quá trình

Lưu đồ là một cách tuyệt vời để vạch ra và ghi lại một dự án hoặc quy trình hợp tác.

2. Đơn giản hóa và trực quan hóa các ý tưởng hoặc quy trình phức tạp

Không phải tất cả mọi người trong nhóm của bạn đều có thời gian (hoặc nguồn lực) để đọc qua một tài liệu quy trình phức tạp và dài dòng. Lưu đồ cho phép mọi người theo dõi quy trình làm việc, hiểu các nhiệm vụ và phân tích các bước riêng lẻ một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Đọc: Quy trình công việc là gì? 7 bước đơn giản để bắt đầu

3. Tổ chức nhóm của bạn và phân công nhiệm vụ hiệu quả

Trình bày trực quan một quy trình có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và tổ chức công việc của nhóm để tất cả diễn ra tốt hơn.

4. Đưa ra và biện minh cho các quyết định

Các quyết định thường ít đáng sợ và phức tạp hơn khi chúng được vạch ra trong một sơ đồ. Lưu đồ cũng có thể giúp bạn thấy hậu quả của các quyết định của mình, giúp bạn dễ dàng dự đoán và biện minh cho các bước tiếp theo.

5. Xác định và ngăn chặn các vấn đề hoặc tắc nghẽn

Lưu đồ giúp bạn phát hiện ra các nút thắt cổ chai hoặc các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề. Bằng cách vạch ra toàn bộ quy trình với hướng dẫn trực quan này, bạn có thể làm theo từng bước và đảm bảo rằng bạn phân bổ đủ thời gian và nguồn lực cho mọi công việc.

Đọc: Nếu bạn muốn tối đa hóa tác động của nhóm, bạn sẽ thích phân bổ tài nguyên

6. Chuẩn hóa các quy trình

Khi lưu đồ của bạn được hoàn thành, bạn có thể sử dụng lại nó cho các dự án và quy trình tương tự. Điều này có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian — và căng thẳng — về lâu dài.

7. Theo dõi tiến độ của dự án

Vì quá dễ dàng để làm theo các bước trong sơ đồ của bạn, bạn luôn có thể xác định nhóm của bạn hiện đang ở đâu trong dự án hoặc quy trình. Điều này làm cho việc theo dõi tiến độ rất dễ dàng và cũng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ vẫn cần phải hoàn thành.

Đọc: 4 loại bản đồ khái niệm (với các mẫu miễn phí)

Biểu tượng lưu đồ

Lưu đồ thay đổi từ các hình ảnh trực quan được vẽ tay nhanh chóng để giúp lập tài liệu hoặc lập kế hoạch một quy trình đến các sơ đồ quy trình làm việc toàn diện được tạo bằng một phần mềm được chỉ định. Để giúp bạn hiểu sơ đồ giữa các nhóm, phòng ban và thậm chí các ngành dễ dàng hơn, Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) đã đặt ra các tiêu chuẩn chính thức vào những năm 1960, được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) thông qua vào năm 1970 và được cập nhật liên tục. và được cải thiện. Phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn này đã được xác nhận vào năm 2019.

Khi đọc một lưu đồ, hãy tuân theo tiêu chuẩn phương Tây, nghĩa là bạn sẽ đọc nó từ trên xuống dưới và từ trái sang phải. Chúng ta hãy xem xét một số biểu tượng lưu đồ được sử dụng phổ biến nhất, tên và ý nghĩa của chúng.

  • Dòng chảy: Đường dòng hiển thị hướng của quá trình bằng cách kết nối hai khối với nhau.

  • Kẻ hủy diệt hoặc Kẻ hủy diệt: Đầu cuối hoặc phần cuối đại diện cho điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của một quy trình lưu đồ.

  • Quá trình: Biểu tượng quy trình là thành phần phổ biến nhất của lưu đồ và chỉ ra một bước trong quy trình.

  • Nhận xét hoặc Chú thích: Bạn có thể chỉ ra thông tin bổ sung về một bước bằng nhận xét hoặc chú thích.

  • Quyết định: Biểu tượng này thể hiện quyết định mà bạn hoặc nhóm của bạn cần thực hiện để đến bước tiếp theo của quy trình. Thông thường, đó là một quyết định đúng hay sai hoặc một câu hỏi có hoặc không mà bạn cần trả lời.

  • Dữ liệu được lưu trữ: Điều này đã qua một tệp dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu.

  • Biểu tượng “Hoặc”: Điều này chỉ ra rằng quy trình tiếp tục trong ba nhánh trở lên.

  • Đầu ra đầu vào: Ký hiệu đầu vào / đầu ra đại diện cho quá trình nhập hoặc xuất dữ liệu bên ngoài.

  • Trưng bày: Điều này chỉ ra một bước hiển thị thông tin có liên quan.

  • Các tài liệu: Biểu tượng này đại diện cho một tài liệu duy nhất.

  • Sự chậm trễ: Biểu tượng này cho phép bạn lập kế hoạch và thể hiện bất kỳ khoảng thời gian trì hoãn nào sẽ là một phần của quy trình.

  • Nhập thủ công: Biểu tượng này đại diện cho dữ liệu hoặc thông tin cần được nhập thủ công vào hệ thống.

  • Hoạt động thủ công: Điều này đã qua một hoạt động thủ công hoặc điều chỉnh quy trình.

  • Trình kết nối ngoài trang: Biểu tượng này được sử dụng để kết nối hai biểu tượng thuộc các trang khác nhau.

  • Trình kết nối trên trang: Dấu chấm này có thể kết nối hai biểu tượng và thay thế các dòng dài cho phép tạo ra một sơ đồ rõ ràng hơn.

  • Biểu tượng đường giao nhau triệu hồi: Biểu tượng này được sử dụng để hội tụ nhiều nhánh lại thành một quy trình duy nhất.

  • Quy trình thay thế: Các dòng đến biểu tượng này thường là dấu chấm. Bản thân biểu tượng đại diện cho một bước thay thế cho bước quy trình thông thường trong trường hợp cần thiết.

  • Các quy trình được xác định trước: Biểu tượng này cho biết một quá trình đã được xác định ở nơi khác.

  • Nhiều tài liệu: Quá khứ này nhiều tài liệu.

  • Chuẩn bị hoặc khởi tạo: Biểu tượng này chỉ ra một bước chuẩn bị hoặc khởi tạo trong quy trình.

Khi bạn đã học được những gì các biểu tượng đại diện cho bạn, bạn có thể đọc — hoặc tạo — khá nhiều loại lưu đồ và hiểu rõ hơn về quy trình trực quan hóa. Khi bạn tạo một sơ đồ cần các hình dạng hoặc biểu tượng khác nhau, hãy bao gồm chú giải để bạn bè của bạn vẫn có thể truy cập được vào sơ đồ đó.

Các loại sơ đồ

Bởi vì lưu đồ là một công cụ mạnh mẽ, chúng được sử dụng trên nhiều lĩnh vực và ngành công nghiệp. Cho dù đó là trong giáo dục, bán hàng và tiếp thị, kinh doanh, kỹ thuật hoặc sản xuất, sơ đồ có thể được tìm thấy hầu như ở bất cứ đâu.

Tùy thuộc vào loại quy trình bạn muốn hình dung, bạn sẽ muốn sử dụng một loại lưu đồ khác nhau. Theo Mark A. Fryman và cuốn sách Cải tiến Quy trình và Chất lượng năm 2002 của ông, có năm loại sơ đồ từ góc độ kinh doanh:

  • Lưu đồ quyết định giúpgiải thích các bước được thực hiện để biện minh cho một quyết định. Loại lưu đồ này có thể hữu ích trong việc dự đoán hậu quả của các quyết định khác nhau.

  • Lưu đồ logic được áp dụng để phát hiện các sơ hở, tắc nghẽn hoặc hạn chế trong quy trình có thể gây ra sự cố hoặc gián đoạn.

  • Lưu đồ hệ thống đại diện cho cách dữ liệu chảy trong một hệ thống. Chúng thường được sử dụng trong thế giới kế toán.

  • Lưu đồ sản phẩm hình dung quá trình tạo ra sản phẩm và thứ tự các trình tự. Loại lưu đồ này có thể là một phần tài liệu hữu ích khi bạn đang tung ra một sản phẩm mới hoặc cải tiến quy trình sản xuất.

  • Một sơ đồ quy trình hiển thị cách một quá trình sẽ đạt được một kết quả nhất định. Bạn có thể sẽ tạo một sơ đồ quy trình để cải thiện quy trình hiện có hoặc thiết lập một quy trình mới. Một ví dụ cho một sơ đồ quy trình là một sơ đồ đường bơi.

Bên cạnh các loại sơ đồ mà Fryman đã xác định cho mục đích kinh doanh, còn có nhiều loại khác được phát triển trong nhiều năm.

Đọc: Chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA) là gì?

Các loại lưu đồ khác

Một số loại lưu đồ được sử dụng rộng rãi nhất đã được Alan B. Sterneckert đưa ra trong cuốn sách Quản lý sự cố nghiêm trọng năm 2003 của ông và bao gồm:

  • Lưu đồ tài liệu

  • Lưu đồ dữ liệu

  • Lưu đồ hệ thống

  • Sơ đồ chương trình

Năm 1987, Andrew Veronis xuất bản một cuốn sách có tên Vi xử lý: Thiết kế và Ứng dụng mô tả ba loại sơ đồ sau:

  • Lưu đồ hệ thống

  • Lưu đồ chung

  • Lưu đồ chi tiết

Các loại lưu đồ thường được sử dụng khác bao gồm:

  • Biểu đồ PERT

  • Lưu đồ quy trình làm việc

  • Sơ đồ bơi

  • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

  • Sơ đồ quy trình (PFD)

  • Mô hình và ký hiệu quy trình nghiệp vụ (BPMN 2.0)

  • Đặc điểm kỹ thuật và Lưu đồ ngôn ngữ mô tả (SDL)

  • Lưu đồ chuỗi quy trình theo hướng sự kiện (EPC)

Bạn có thể tìm thấy sơ đồ tài liệu quy trình trong bài viết của chúng tôi về tài liệu quy trình và xem biểu đồ PERT để biết ví dụ về lưu đồ phổ biến khác.

Đọc: Quản lý sự cố: Cách lập kế hoạch (cộng với 7 phương pháp hay nhất)

Cách tạo sơ đồ

Cho dù bạn viết nguệch ngoạc một lưu đồ trong sổ tay của mình hay bạn sử dụng mẫu lưu đồ để vạch ra một quy trình chính thức, có năm bước bạn nên làm theo để tạo một lưu đồ hợp lý và hữu ích.

  1. Xác định mục đích và phạm vi. Trước khi bạn lên bảng vẽ hoặc mở trình tạo lưu đồ, hãy xác định phạm vi dự án và mục đích quy trình của bạn. Tự hỏi bản thân dự án của bạn nên hoàn thành những gì và ngày bắt đầu và ngày kết thúc thích hợp.

  2. Đặt nhiệm vụ của bạn theo thứ tự thời gian. Tùy thuộc vào loại lưu đồ bạn đang tạo, bạn có thể muốn xem lại tài liệu hiện có, phỏng vấn các thành viên trong nhóm về kinh nghiệm trước đây của họ hoặc quan sát quy trình hiện có. Có thể hữu ích khi viết ra một số bước dưới dạng danh sách trước khi bạn tạo bản nháp lưu đồ đầu tiên của mình.

  3. Sắp xếp công việc của bạn theo loại và biểu tượng lưu đồ. Khi bạn đã viết ra tất cả các nhiệm vụ của mình và sắp xếp theo thứ tự thời gian, hãy gán chúng vào ký hiệu tương ứng để bạn chuẩn bị vẽ sơ đồ của mình.

  4. Vẽ lưu đồ của bạn. Bạn có thể phác thảo bằng tay hoặc sử dụng phần mềm tạo lưu đồ hoặc phần mềm lưu đồ để tạo lưu đồ mà bạn có thể dễ dàng chia sẻ với nhóm của mình.

  5. Xác nhận và tinh chỉnh lưu đồ của bạn. Xem xét sơ đồ thứ hai, thứ ba hoặc thậm chí thứ tư sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm nghẽn hoặc các vấn đề tiềm ẩn và cho phép bạn tinh chỉnh sơ đồ trước khi quy trình bắt đầu.

Tải xuống sơ đồ họa thông tin

Sử dụng các mẫu lưu đồ để tối đa hóa năng suất của bạn

Lưu đồ được cho là giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, vì vậy hãy sử dụng các chương trình máy tính hoặc tích hợp ứng dụng như Lucidchart để tạo chúng. Tích hợp Lucidchart + Asana nhúng liền mạch các sơ đồ, sơ đồ và bản đồ quy trình vào dự án Asana của bạn. Chọn từ hàng nghìn mẫu để tạo tất cả các sơ đồ bạn cần.

Thử tích hợp Lucidchart với Asana

Biểu tượng nào được sử dụng để thể hiện một quy trình trong lưu đồ?

Biểu tượng phổ biến nhất được sử dụng trong sơ đồ là hình chữ nhật. Hình chữ nhật đại diện cho một quá trình, hoạt động hoặc một nhiệm vụ. Biểu tượng phổ biến tiếp theo là hình thoi được sử dụng để đại diện cho một quyết định.

Các ký hiệu trên sơ đồ có ý nghĩa gì?

Biểu tượng Lưu đồ Chung Các đường và mũi tên hiển thị trình tự của các bước và mối quan hệ giữa chúng. Chúng được gọi là biểu tượng lưu đồ. Hình dạng hình chữ nhật – Đại diện cho một quá trình Hình bầu dục hoặc Hình viên thuốc – Đại diện cho bắt đầu hoặc kết thúc Hình dạng kim cương – Đại diện cho một quyết định Hình bình hành – Đại diện cho đầu vào / đầu ra.

Các ký hiệu trong bản đồ quy trình là gì?

Một số thường được sử dụng bao gồm: Quy trình: Một hình chữ nhật đại diện cho một quy trình cụ thể và các hoạt động và chức năng của nó. Dòng chảy → Một mũi tên hiển thị cả hướng của dòng chảy và kết nối giữa các bước. Terminator: Một trình kết thúc hiển thị phần đầu hoặc phần cuối của một quy trình.

Biểu tượng nào được sử dụng cho quá trình?

2. Các ký hiệu quy trình. Biểu tượng chung này là hình chữ nhật, và nó cũng có thể được gọi là biểu tượng hành động. Nó đại diện cho một hành động, chức năng hoặc quy trình và có thể được coi là một trong những biểu tượng lưu đồ được sử dụng nhiều nhất.

Bạn đang xem chuyên mục Hỏi đáp
Thuộc website web giải đáp

Quảng cáo
Hỏi đáp

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>