Master Document List template ISO 9001

Tài liệu nào thực sự yêu cầu ISO 9001: 2015?

Mặc dù phiên bản ISO 9001: 2008 không rõ ràng về tài liệu, nhưng ISO 9001: 2015 cho phép tự do hơn về cách thức, cái gì và khi nào để tài liệu hóa một quy trình quản lý chất lượng (chẳng hạn như các quy trình cụ thể).

Quảng cáo

Có vẻ như sự phát triển này không chỉ để phù hợp với các hình thức truyền thông hiện đại hơn như video, âm thanh và các bản ghi điện tử khác, mà còn cho phép một tổ chức linh hoạt trong việc sử dụng lại thông tin thích hợp, duy trì các phiên bản hiện tại dễ dàng hơn, cung cấp khả năng truy cập / phân phối tổng thể và giảm chi phí liên kết với tài liệu. (Lưu ý: Thay đổi này khôngyêu cầuthay đổi phương tiện và cho phép một tổ chức cũng sử dụng lại tài liệuQMS hiện có, miễn là nó phù hợp. Xem giải thích bên dưới.)

Bản chất đã thay đổi của Tài liệu ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 đã xóa bỏ sự phân biệt giữa tài liệu và hồ sơ. Cả hai bây giờ được gọi là thông tin dạng văn bản. Theo định nghĩa của ISOs, thuật ngữ thông tin dạng văn bản đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Do đó, nó hy vọng rằng bạn cũng duy trì và kiểm soát phương tiện cũng như thông tin. Thông tin dạng văn bản được sử dụng làm bằng chứng về sự phù hợp.

Có nó theo cách của bạn (Sắp xếp)

Về cơ bản, ISO 9001: 2015 cho phép tổ chức điều chỉnh tính đầy đủ hoặc phức tạp của tài liệu phù hợp với tình hình của mình, miễn là nó vẫn đạt được các mục tiêu tổng thể của mình. Tuy nhiên, sự thay đổi này không làm giảm bớt yêu cầu về tài liệu thích hợp. Như đã lưu ý trong tiêu chuẩn, thông tin dạng văn bản có thể được yêu cầu:

  • Khi thông tin cần được phổ biến hoặc chia sẻ.
  • Để chứng minh (và giữ lại bằng chứng đó) rằng một quy trình chất lượng đã được hoàn thành và kết quả như thế nào.
  • Để duy trì kiến ​​thức về tổ chức bao gồm:
    • Quy trình
    • Thông số kỹ thuật và bản sửa đổi
    • Mục tiêu và kỳ vọng
    • Giám sát và đo lường
    • Phân tích, xem xét, đánh giá và xác nhận
    • Thuật ngữ
    • Các quyết định được đưa ra
    • Đàm phán
    • Thông báo
    • Ủy quyền
    • Hành động
    • Tài sản, hàng tồn kho và quản lý tài sản
    • Mô tả vị trí và trình độ

Vì vậy, những gì là bắt buộc?

Điều khoản 7.5 của ISO 9001: 2015, yêu cầu tổ chức phải:

Duy trì thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết để hỗ trợ hoạt động của các quá trình và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết để tin tưởng rằng các quá trình đang được thực hiện theo kế hoạch.

ISOs Hướng dẫn về các yêu cầu đối với Thông tin dạng Văn bản của ISO 9001: 2015 cung cấp các hướng dẫn này về những gì cần lập thành văn bản:

  1. Lập hồ sơ các phần quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) như phạm vi, các quá trình hoạt động chính, các chính sách và mục tiêu.
  2. Ghi lại thông tin quan trọng, nhưng có lẽ ít quan trọng hơn hỗ trợ QMS như sơ đồ quy trình, quy trình hoạt động và chất lượng cụ thể, lịch trình, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin (ví dụ: biểu mẫu, khảo sát), kế hoạch kinh doanh, v.v.

Có cần phải có Sổ tay chất lượng không?

Câu trả lời ngắn gọn là theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, sổ tay chất lượng sẽ không được yêu cầu. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 không quy định yêu cầu phải có sổ tay chất lượng chính thức. Tuy nhiên, sổ tay chất lượng vẫn có thể đáp ứng yêu cầu về thông tin dạng văn bản liên quan đến:

  • Chính sách chất lượng
  • Phạm vi của QMS
  • Thông tin hỗ trợ các quy trình liên quan đến chất lượng

Trong nhiều trường hợp, thông tin theo yêu cầu của QMS vẫn sẽ thuận tiện và dễ tiếp cận nhất nếu được thu thập, xuất bản và duy trì thông qua định dạng sổ tay chất lượng truyền thống.

Bảo trì tài liệu

Như đã lưu ý trong phần 7.5, tiêu chuẩn vẫn áp dụng tính nghiêm ngặt truyền thống trong việc cập nhật, bảo vệ và lưu giữ các tài liệu đối với thông tin đã được coi là một phần quan trọng của QMS (và các hệ thống quản lý liên quan khác). Có nhiều điều khoản cụ thể về cơ bản yêu cầu tài liệu này (xem phần mẫu từ hướng dẫn thông tin tài liệu ISO bên dưới) tính toàn vẹn.

Ví dụ về Tài liệu Bắt buộc ISO 9001 2015

Mẫu danh sách tài liệu chính ISO 9001

Mặc dù các yêu cầu về tài liệu của ISO 9001 2015 ít hạn chế hơn so với các bản sửa đổi trước đó, nhưng vẫn có những trường hợp cụ thể mà thông tin dạng văn bản phải được ghi lại và lưu giữ bằng bằng chứng về việc đạt được kết quả, như đã nêu ở trên.

Từ ISOsGuidance về các yêu cầu đối với Thông tin dạng Văn bản của ISO 9001: 2015

Điều gì là quan trọng nhất

Cho dù một tổ chức đã có hệ thống quản lý chất lượng hiện tại hay chỉ mới bắt đầu, thì điều quan trọng là để các quá trình được sử dụng để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức xác định các yêu cầu về tài liệu. Nếu tài liệu tồn tại có thể được hiển thị để hỗ trợ các quá trình QMS một cách hiệu quả, thì tài liệu đó có thể và nên được sử dụng cho mục tiêu đó. Nếu không, thì phải áp dụng mức độ nỗ lực thích hợp để chuyển đổi hoặc tái sử dụng tài liệu đó thành chức năng thích hợp.

Tuy nhiên, sự linh hoạt này không làm cho tổ chức không có khả năng chứng minh rằng tổ chức đang đáp ứng các mục tiêu quản lý chất lượng của mình. Như đã lưu ý ở trên, tiêu chuẩn có nhiều trường hợp yêu cầu bằng chứng cụ thể về sự tuân thủ. Tài liệu phải chính xác, khách quan và cập nhật về vấn đề này, và trên thực tế, phải đáp ứng được sự giám sát mà một cuộc đánh giá bên ngoài được thực hiện đúng cách sẽ yêu cầu. Vì vậy, mặc dù ISO 9001: 2015 phù hợp hơn với các chỉ thị tài liệu, kỷ luật được sử dụng trong việc biên soạn các bản sửa đổi trước đó các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng vẫn có thể là một cách tiếp cận khả thi.

Xin lưu ý rằng một số văn bản từ tiêu chuẩn ISO 9001 chỉ được sử dụng cho mục đích hướng dẫn. Standard Stores công nhận và tôn trọng các nguyên tắc về bản quyền và sở hữu trí tuệ của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO).

Bạn đang xem chuyên mục Hỏi đáp
Thuộc website web giải đáp

Quảng cáo
Hỏi đáp

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>