Tại sao các giao dịch kinh doanh và giao dịch cá nhân nên được ghi lại riêng biệt?

Tại sao các giao dịch kinh doanh và giao dịch cá nhân nên được ghi lại riêng biệt?

Nguồn hình ảnh: Getty Images

Quảng cáo

Bất kỳ giao dịch tài chính nào, từ tiền gửi ngân hàng đến thanh toán hóa đơn, đều cần được ghi vào sổ cái chung của bạn. Tìm hiểu các cách khác nhau để ghi lại các giao dịch kế toán của bạn và tại sao điều đó lại quan trọng.

Cho dù bạn điều hành doanh nghiệp của mình từ bàn ăn trong phòng ăn hay có nhiều địa điểm trải khắp thị trấn, việc ghi lại các giao dịch kinh doanh là một phần của quy trình kế toán. Điều này bao gồm mọi thứ từ việc ghi lại hóa đơn tiền điện mới nhất của bạn vào sổ cái chung để thanh toán trong tương lai đến việc ghi lại chi phí khấu hao như một mục nhập điều chỉnh.

Bởi vì việc ghi lại các giao dịch là một phần của quy trình kế toán — cho dù bạn ghi lại các giao dịch đó bằng phần mềm kế toán hay sổ nhật ký kế toán hoặc sổ giao dịch khác — chúng phải được ghi lại kịp thời và chính xác.

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán, bất cứ khi nào bạn ghi lại một hóa đơn sẽ được thanh toán trong tương lai hoặc khoản thanh toán nhận được từ khách hàng hoặc thanh toán cho nhân viên của mình, thì bạn đang ghi lại các giao dịch vào sổ cái của mình.

Việc ghi lại các giao dịch kế toán trở nên tốn thời gian hơn nếu bạn đang sử dụng hệ thống kế toán thủ công. Đó là bởi vì mỗi giao dịch sẽ cần được ghi lại trong sổ cái công ty con có tác động thích hợp, sau này sẽ là sổ cái chung của bạn. Sổ cái công ty con bao gồm:

  • Nhật ký thu tiền
  • Nhật ký chi tiền mặt
  • tạp chí bán hàng
  • tạp chí mua hàng

Cách hiệu quả nhất để ghi lại các giao dịch kế toán của bạn là tuân theo chu kỳ kế toán, đây là một quy trình được người kế toán và kế toán viên sử dụng để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch kế toán đều được ghi lại đúng cách. Chu kỳ kế toán cũng cung cấp một lời nhắc hữu ích về các bước cần thiết cần phải tuân theo, điều này có thể có lợi cho những người mới làm quen với quy trình kế toán.

Các bước trong chu trình kế toán là:

  1. Tổ chức giao dịch
  2. Ghi lại các mục nhật ký
  3. Đăng các mục nhật ký vào sổ cái
  4. Chạy số dư dùng thử chưa điều chỉnh
  5. Thực hiện các bút toán điều chỉnh
  6. Lập bảng cân đối thử đã điều chỉnh
  7. Chạy báo cáo tài chính
  8. Đóng sổ sách trong tháng
  9. Bắt đầu chu kỳ tiếp theo

Các loại giao dịch

Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi nhập các giao dịch là xác định xem một mục nhập là ghi nợ hay tín dụng. Các khoản ghi nợ và ghi có được sử dụng trong kế toán ghi sổ kép và đảm bảo rằng đối với mọi giao dịch ghi nợ được ghi lại, cũng có một giao dịch tín dụng tương ứng được ghi lại. Ví dụ: nếu bạn thanh toán hóa đơn tiền điện, bạn sẽ thực hiện mục nhật ký sau:

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
11-1-2020 Chi phí tiện ích $100
11-1-2020 Tiền mặt $100

Mục nhập này ghi lại khoản thanh toán của bạn bằng cách ghi nợ tài khoản chi phí tiện ích và ghi có tiền mặt. Sử dụng kế toán nhập kép, quá trình này sẽ cần được hoàn thành cho mỗi giao dịch mà bạn ghi lại.

Sau đây là các loại giao dịch kế toán phổ biến nhất mà bạn cần nhập cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

1. Các khoản phải trả

Bất cứ khi nào bạn thanh toán cho người bán hàng hoặc nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà họ đã cung cấp cho doanh nghiệp của bạn, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể thanh toán hóa đơn ngay lập tức, chuyển hóa đơn vào tài khoản thích hợp hoặc bạn có thể ghi vào tài khoản phải trả để thanh toán vào một ngày sau đó.

Ví dụ: giả sử doanh nghiệp của bạn nhận được hóa đơn $75 cho việc dọn dẹp văn phòng đến hạn vào cuối tháng. Bạn sẽ ghi lại chi phí trong tháng thích hợp và ghi lại số tiền phải trả trong tài khoản phải trả.

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
11-1-2020 Chi phí văn phòng $75
11-1-2020 khoản phải trả $75

Nếu bạn thanh toán hóa đơn ngay lập tức hoặc trả tiền mặt cho một mặt hàng, tất cả những gì bạn cần làm là ghi lại chi phí và khoản giảm tiền mặt vào các tài khoản thích hợp, giống như chúng ta đã làm với chi phí tiện ích. Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán, bạn sẽ cần ghi mục này vào nhật ký mua hàng.

2. Các khoản phải thu

Các khoản phải thu tuân theo cùng một tiền đề như các khoản phải trả, chỉ các khoản phải thu được sử dụng để ghi lại số tiền nợ bạn bởi những khách hàng đang thanh toán bằng tín dụng. Một lần nữa, nếu khách hàng của bạn thanh toán ngay lập tức, thì không cần phải ghi lại bất cứ điều gì trong tài khoản phải thu. Bạn chỉ cần ghi lại sự gia tăng tiền mặt và số tiền bán hàng.

Tuy nhiên, mỗi khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng, bạn sẽ tự động ghi lại một mục nhập tài khoản phải thu. Ví dụ: giả sử bạn vừa lập hóa đơn cho một khách hàng với số tiền $208.

Tại sao các giao dịch kinh doanh và giao dịch cá nhân nên được ghi lại riêng biệt?

Bất cứ khi nào bạn tạo hóa đơn, một mục nhập tương ứng sẽ được thực hiện trong các khoản phải thu. Nguồn hình ảnh: Tác giả

Đây là cách bạn cần ghi lại mục nhập trong các khoản phải thu. Hãy nhớ rằng, nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán, quy trình này sẽ tự động hoàn tất khi hóa đơn được tạo.

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
4-5-2020 Những tài khoản có thể nhận được $208
4-5-2020 Việc bán hàng $200
4-5-2020 Thuế doanh thu $8

Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán, bạn sẽ cần ghi mục này vào nhật ký bán hàng của mình.

3. Thanh toán hóa đơn

Khi bạn đã sẵn sàng thanh toán một hóa đơn, cho dù đó là hóa đơn tài khoản phải trả mà bạn đã ghi trước đó hay hóa đơn bạn muốn thanh toán ngay lập tức, bạn sẽ ghi lại như sau. Ví dụ: chúng tôi sẽ tiếp tục thanh toán hóa đơn dọn dẹp văn phòng mà chúng tôi đã ghi trước đó trong tài khoản phải trả.

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
11-1-2020 khoản phải trả $75
11-1-2020 Tiền mặt $75

Mục nhập trên làm giảm số dư tài khoản phải trả và cũng làm giảm số dư tiền mặt. Nếu bạn cần ghi lại thủ công, nó sẽ được ghi vào nhật ký Chi tiền mặt.

4. Các khoản thanh toán đã nhận

Các khoản thanh toán nhận được được ghi lại khi khách hàng thanh toán cho bạn hàng hóa và dịch vụ. Điều này có thể bao gồm các giao dịch bằng tiền mặt, chẳng hạn như khi khách hàng mua hộp mực in từ cửa hàng văn phòng phẩm của bạn. Nó cũng bao gồm khoản thanh toán nhận được trên hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ được mua bằng tín dụng.

Ví dụ: giả sử chúng tôi đã nhận được khoản thanh toán $208 từ Johnson Fabrics để thanh toán hóa đơn được tham chiếu trước đó. Dưới đây là cách ghi lại khoản thanh toán đó một cách chính xác.

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
Tháng Một 5, 2020 Tiền mặt $208
Tháng Một 5, 2020 Những tài khoản có thể nhận được $208

Nếu bạn đang ghi lại các giao dịch theo cách thủ công, điều này sẽ được ghi lại trong nhật ký biên lai tiền mặt của bạn.

5. Mục nhập bảng lương

Nếu bạn có nhân viên, bạn sẽ nhập các giao dịch bảng lương. Thông thường, có hai bộ giao dịch bảng lương mà bạn cần ghi lại: mục nhập ban đầu sau khi bảng lương đã được xử lý và mục nhập tiền mặt khi nhân viên của bạn được trả lương. Các mục nhật ký bảng lương đôi khi có thể phức tạp, đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm bảng lương hoặc dịch vụ bảng lương để xử lý bảng lương.

Các giao dịch tiền lương đầu tiên được ghi lại phải bao gồm tiền lương gộp cũng như bất kỳ khoản thuế biên chế nào cần được thanh toán.

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
11-1-2020 Tổng tiền lương $1,000
11-1-2020 Khấu trừ thuế thu nhập liên bang $100
11-1-2020 Khấu trừ FICA (Nhân viên) $77
11-1-2020 Khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang $40
11-1-2020 Tiền lương phải trả $779

Tập hợp các giao dịch bảng lương tiếp theo mà bạn sẽ ghi lại sẽ đơn giản hơn, ghi rõ tiền lương của nhân viên sau khi khấu trừ thuế bảng lương là bao nhiêu.

Ngày Tài khoản Ghi nợ Tín dụng
11-10-2020 Tiền lương phải trả $779
11-10-2020 Tiền mặt $779

Một bộ giao dịch bảng lương khác cũng sẽ cần được nhập khi các khoản thanh toán thuế được chuyển. Nếu bạn đang sử dụng sổ sách thủ công hoặc hệ thống kế toán, bạn có thể ghi trực tiếp các mục nhập này vào nhật ký chung của mình.

6. Nhật ký

Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhu cầu nhập nhiều mục nhật ký đã giảm đáng kể, nhưng vẫn có những trường hợp cần thiết.

Ví dụ: các mục điều chỉnh, chẳng hạn như khấu hao, khấu trừ dần và tích lũy bảng lương, tất cả sẽ được đăng dưới dạng các mục nhật ký điều chỉnh. Bạn cũng có thể có các mục nhập bổ sung, chẳng hạn như phí ngân hàng và tiền lãi kiếm được, sẽ cần được đăng trước khi chạy báo cáo tài chính.

Ghi lại các giao dịch đúng cách là một điều cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp

Là chủ doanh nghiệp, một trong những điều quan trọng nhất mà bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn cần làm là ghi lại tất cả các giao dịch kế toán của bạn. Bất kỳ giao dịch nào, dù nhỏ đến đâu, sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn và cần được hạch toán hợp lý.

Việc ghi lại các giao dịch kế toán sẽ cung cấp cho bạn hồ sơ tài khoản chính xác về tất cả hoạt động kinh doanh của bạn, giúp bạn thể hiện đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp đồng thời giúp đảm bảo rằng các báo cáo của bạn là chính xác.

Thẻ tín dụng doanh nghiệp được chọn bởi chuyên gia với nhiều phần thưởng và đặc quyền

Hoàn tiền, phần thưởng du lịch, tài trợ APR giới thiệu 0%: tất cả những điều này có thể là đặc quyền thẻ tín dụng tuyệt vời cho chủ doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để bạn tìm thấy thẻ tín dụng kinh doanh phù hợp với bạn? Có rất nhiều ưu đãi trên thị trường hiện nay và việc sàng lọc chúng để tìm ra ưu đãi phù hợp có thể là một rắc rối lớn. Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện công việc khó khăn cho bạn.

Bắt đầu với một trong những lựa chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp hàng đầu năm 2022 của chúng tôi ngay hôm nay.

Tại sao việc tách biệt cá nhân và doanh nghiệp lại quan trọng?

Giữ tài sản kinh doanh của bạn tách biệt với tài chính cá nhân của bạn có thể là trách nhiệm pháp lý và giúp bảo vệ tài sản của bạn trong trường hợp có bất kỳ hành động pháp lý nào. Không ai muốn nghĩ đến những thời điểm khó khăn có thể ập đến với công việc kinh doanh của họ, chẳng hạn như phải giải thể nó hoặc vướng vào các vấn đề pháp lý.

Giao dịch kinh doanh được ghi nhận riêng biệt với giao dịch cá nhân là gì?

Khái niệm thực thể kinh doanh phát biểu rằng giao dịch liên quan đến doanh nghiệp phải được ghi lại riêng biệt với chủ sở hữu của nó hoặc các doanh nghiệp khác. Làm như vậy yêu cầu sử dụng sổ sách kế toán riêng cho tổ chức loại trừ hoàn toàn tài sản và nợ phải trả của bất kỳ thực thể nào khác hoặc chủ sở hữu.

Tại sao doanh nghiệp được coi là một thực thể riêng biệt cho mục đích kế toán?

Bạn có thể thành lập hợp pháp bất kỳ loại hình kinh doanh nào, nhưng lý do chính để thành lập một thực thể riêng biệt là để tách trách nhiệm của doanh nghiệp khỏi trách nhiệm của chủ sở hữu cá nhân (s). Một doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với các khoản nợ cũng như đối với các vụ kiện vì sơ suất hoặc các hành động bất hợp pháp.

Có quyền ghi các giao dịch cá nhân của chủ doanh nghiệp vào sổ kế toán của công ty không?

Khái niệm nói rằng doanh nghiệp nên ghi lại các giao dịch riêng biệt cho doanh nghiệp và chủ sở hữu. Chính vì khái niệm này, vốn được coi là trách nhiệm pháp lý và bản vẽ là tài sản.

Tại sao các giao dịch kinh doanh cần phải được ghi lại?

Mục đích chính của việc ghi lại các giao dịch là để cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về tình hình tài chính của một công ty cũng như duy trì hồ sơ chính xác và đầy đủ về các giao dịch tài chính.

Khái niệm kế toán nào cho phép chúng ta ghi lại các giao dịch của công ty và chủ sở hữu một cách riêng biệt?

Khái niệm thực thể kinh doanh
Khái niệm này giả định rằng, đối với mục đích kế toán, doanh nghiệp kinh doanh và chủ sở hữu của nó là hai thực thể độc lập riêng biệt. Do đó, các giao dịch kinh doanh và cá nhân của chủ sở hữu của nó là riêng biệt.

Bạn đang xem chuyên mục Hỏi đáp
Thuộc website web giải đáp

Quảng cáo
Hỏi đáp

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>