Thông đồng có phải là hạn chế của kiểm soát nội bộ?

Kiểm soát nội bộ rất quan trọng đối với tổ chức của bạn. Tuy nhiên, chúng không đảm bảo có thể đạt được tất cả các mục tiêu kiểm soát của tổ chức vì chúng có những hạn chế nhất định có thể làm giảm hiệu quả và lợi thế của chúng đối với doanh nghiệp. Điều này đặc biệt rõ ràng khi các điều khiển được thực hiện thủ công.

Quảng cáo

Hôm nay chúng ta sẽ thảo luận về những hạn chế của kiểm soát nội bộ và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức của bạn.

Đối tượng thông đồng

Việc phân chia nhiệm vụ có hiệu quả khi các nhân viên liên quan thực hiện đúng vai trò của họ. Tuy nhiên, nó có thể bị tổn hại khi các nhân viên quyết định làm việc với nhau để ghi đè hệ thống.

Ví dụ: thay vì xem xét nhân viên đưa ra yêu cầu mua hàng, người đánh giá thông đồng với nhân viên đó để tăng yêu cầu mua hàng vì lợi ích cá nhân của họ. Loại hoạt động giả mạo này sẽ khó phát hiện ra sự kiểm soát đã bị phá vỡ và phá hoại.

Những khoản mua sắm không cần thiết này sẽ khiến doanh nghiệp thua lỗ và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Thiếu sự phân biệt các nhiệm vụ

Nhân viên có thể thông đồng với nhau khi có sự khác biệt giữa các nhiệm vụ, nhưng mọi thứ có thể trở nên tồi tệ hơn rất nhiều khi không có sự phân biệt các nhiệm vụ trong một hệ thống kiểm soát nội bộ. Hạn chế là một nhân viên có thể dễ dàng ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động, dẫn đến kết quả không mong muốn nếu nhân viên đó có ý định xấu.

Do lỗi của con người

Đối với điều khiển thủ công, hạn chế lớn nhất sẽ là lỗi của con người. Nhân viên phụ trách có thể không biết cách thực hiện kiểm soát, quên thực hiện kiểm soát hoặc mắc lỗi khi thực hiện kiểm soát.

Điều này có thể do một số yếu tố, chẳng hạn như nhân viên không được đào tạo đúng cách hoặc không đủ trách nhiệm để thực hiện việc kiểm soát. Họ cũng có thể thiếu kinh nghiệm trong việc thực hiện kiểm soát đúng cách.

Điều này sẽ khiến cho việc kiểm soát bị xâm phạm hoàn toàn và tổ chức của bạn có thể gặp rủi ro không cần thiết trong những trường hợp này.

Đào tạo không đầy đủ hoặc thiếu giao tiếp

Điều này xảy ra khi mục đích của kiểm soát không được truyền đạt đúng cách cho nhân viên hoặc nhân viên không được đào tạo bài bản ngay từ đầu để thực hiện kiểm soát. Nhân viên có thể không hiểu kiểm soát nội bộ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp nói chung và bỏ qua nó để họ dễ dàng làm việc.

Kiểm soát sẽ mất hiệu lực khi nhân viên không thể tuân thủ và thực hiện nó theo chính sách nội bộ. Điều này, một lần nữa, sẽ khiến tổ chức của bạn gặp phải những rủi ro có thể đã được giảm thiểu đáng kể nếu việc kiểm soát được thực hiện đúng cách.

Có thể nhận định sai

Một hạn chế khác là kiểm soát nội bộ, được cho là đủ để giảm rủi ro kinh doanh trong tổ chức của bạn, thực tế lại không đủ hiệu quả để xử lý rủi ro đó.

Việc thiết kế các biện pháp kiểm soát phù hợp đối với một rủi ro kinh doanh đòi hỏi nhiều phán đoán và kinh nghiệm có liên quan. Một kiểm soát nội bộ phù hợp với một doanh nghiệp khác có thể không phải lúc nào cũng phù hợp với tổ chức của bạn vì không có hai doanh nghiệp nào giống nhau do bản chất kinh doanh và văn hóa tổ chức của họ.

Do đó, tổ chức của bạn nên bỏ qua nỗ lực xác định rủi ro và kiểm soát bằng cách thực hiện các đánh giá rủi ro và đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại.

Do lỗi hệ thống

Có một hạn chế ngay cả khi hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn tự động. Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể bị hỏng đột ngột hoặc bị tin tặc tấn công.

Điều này có thể dẫn đến mất thông tin kinh doanh quan trọng và có thể mất lòng tin của khách hàng trong những trường hợp nghiêm trọng hơn. Do đó, tổ chức của bạn phải đảm bảo các biện pháp kiểm soát tự động của nó được bảo vệ tốt và theo dõi các lỗi và cuộc tấn công tiềm ẩn.

Có thể xảy ra các trường hợp không lường trước được

Có một quan niệm sai lầm rằng kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Tuy nhiên, điều đó không đúng. Họ có thể giúp tổ chức của bạn trong việc tránh, xác định và khắc phục các lỗi và gian lận. Tuy nhiên, hầu như không thể để các điều khiển hoạt động mọi lúc.

Một trong những yếu tố là luôn có những trường hợp hoặc rủi ro nhất định mà ban lãnh đạo không thể lường trước được. Do đó, sẽ không có bất kỳ biện pháp kiểm soát nào để ngăn ngừa hoặc phát hiện những rủi ro đó.

Những trường hợp này có thể phát sinh từ các nguồn bên trong hoặc các nguồn bên ngoài. Do đó, các kiểm soát nội bộ có thể trở nên hoàn toàn vô dụng khi những trường hợp đó xảy ra không thể đoán trước và đòi hỏi Ban Giám đốc phải hành động một cách tự phát để giải quyết.

Chịu sự ghi đè của ban quản lý

Khi có lợi ích cá nhân từ việc không thực hiện kiểm soát, một người trong nhóm quản lý có quyền ghi đè kiểm soát nội bộ có thể bị cám dỗ làm như vậy. Đây là những gì chúng tôi gọi là ghi đè quản lý.

Cá nhân này có quyền bỏ qua kiểm soát và điều này sẽ gây ra sự cố trong kiểm soát và nhấn mạnh rủi ro mà kiểm soát nhằm giảm thiểu.

Bị ảnh hưởng bởi quy mô tổ chức

Kiểm soát nội bộ thậm chí có thể không được thực hiện trong các doanh nghiệp nhỏ hơn vì chủ sở hữu doanh nghiệp thường tham gia nhiều vào các hoạt động hàng ngày.

Không chỉ vậy, đối với các tổ chức nhỏ hơn, chi phí thực hiện đầy đủ các kiểm soát nội bộ và có sự phân biệt nhiệm vụ phù hợp có thể lớn hơn lợi ích của việc có các kiểm soát này. Sau khi xem xét tất cả các chi phí và lợi ích, các doanh nghiệp này có thể quyết định không thực hiện các biện pháp kiểm soát đó.

Có thể trở nên lỗi thời

Nếu nó không được cập nhật theo những thay đổi của bản chất kinh doanh và văn hóa tổ chức, các biện pháp kiểm soát có thể trở nên lỗi thời. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của họ trong việc giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa các vấn đề.

Yêu cầu đánh giá lại định kỳ

Để ngăn chặn các biện pháp kiểm soát trở nên lỗi thời, cần có các quy trình tiếp theo và đánh giá lại định kỳ để đảm bảo chúng tiếp tục hoạt động theo cách thường xuyên. Điều này có thể tốn kém và mất thời gian.

Sự kết luận

Kiểm soát nội bộ là các thủ tục do một tổ chức thiết lập để bảo vệ tài sản của mình và quản lý rủi ro. Các kiểm soát nội bộ cần thực hiện khác nhau giữa các tổ chức và chúng có những hạn chế nhất định có thể làm suy yếu hiệu quả của chúng. Hiểu rõ về những hạn chế này sẽ rất hữu ích cho tổ chức của bạn.

Những hạn chế của kiểm soát nội bộ là gì?

Hạn chế của Kiểm soát nội bộ: Bao gồm: Tính phán đoán: Tính hiệu quả của các kiểm soát sẽ bị hạn chế bởi các quyết định được đưa ra với sự đánh giá của con người dưới áp lực phải tiến hành kinh doanh dựa trên thông tin có sẵn. Sự cố: Ngay cả các kiểm soát nội bộ được thiết kế tốt cũng có thể bị hỏng.

Thông đồng có phải là kiểm soát nội bộ không?

Thông đồng – rủi ro mà hai hoặc nhiều nhân viên có thể cùng hành động để làm suy yếu chức năng của kiểm soát nội bộ. Ví dụ về trường hợp này là một tình huống trong đó hai kỹ sư làm việc cùng nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phê duyệt và phát hành một thay đổi hệ thống có lỗi hoặc độc hại.

Nội dung nào sau đây không phải là hạn chế của kiểm soát nội bộ?

Lạm dụng thẩm quyền
Câu trả lời này có hữu ích không?

Những hạn chế của kiểm toán nội bộ là gì?

Một số hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán là: Giá cao: Chi phí thành lập và làm việc một Kiểm toán nội bộ trong một hiệp hội là rất xa xỉ. Không đạt yêu cầu đối với một tổ chức nhỏ: Kiểm toán nội bộ không hợp lý đối với các hiệp hội nhỏ vì bao gồm các chi phí đáng kể.

Bạn đang xem chuyên mục Hỏi đáp
Thuộc website web giải đáp

Quảng cáo
Hỏi đáp

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>